Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Любая система документооборота предназначена для организации обработки документов в электронном виде. Документы (письма, распоряжения, отчеты и т.д.) вводятся в систему (регистрируются) из файла или путем сканирования встроенным в систему модулем. При регистрации кроме текста указывается название, краткое содержание документа, организация-получатель или источник документа. После регистрации с документом можно работать с использованием заложенных в систему возможностей. Можно редактировать текст документа, а также другие его атрибуты (название, краткое содержание и т.д.). Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП-механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки